Accordo sul trattamento dei dati

Il presente accordo integra le condizioni d'uso e si applica quando l'Organizzazione cliente («Titolare») usa Keen per trattare dati personali di studenti, docenti, dipendenti o altre persone. [ragione sociale] ([sede legale], P.IVA [partita IVA]) agisce come responsabile del trattamento («Responsabile»). L'accordo è accettato da un titolare dell'Organizzazione alla sua creazione o dalle Impostazioni; Keen registra versione, data e persona che lo ha accettato.

1. Oggetto, durata, natura e finalità

Il Responsabile tratta i dati solo per fornire la piattaforma: gestione di account e ruoli, corsi e materiali, iscrizioni e classi, valutazioni, consegne ed esercizi di coding, monitoraggio dei progressi anche in tempo reale, notifiche, report, attestati e assistenza. L'accordo dura quanto il rapporto con l'Organizzazione e, dopo, fino alla cancellazione dei dati.

2. Interessati e dati

• Interessati: studenti (anche minorenni), docenti, formatori, dipendenti e responsabili dell'Organizzazione.
• Dati: nome, email, ruolo, classi; iscrizioni e avanzamento nei corsi; risposte, consegne, file e codice prodotti; voti, commenti e attestati; presenza e attività durante le lezioni e gli esercizi; registro delle azioni del personale.
• Categorie particolari: il servizio non è pensato per dati sanitari o altre categorie particolari (art. 9 GDPR). Il Titolare si impegna a non caricarli, salvo diverso accordo scritto.

3. Istruzioni del Titolare

Il Responsabile tratta i dati solo su istruzione documentata del Titolare, rappresentata da questo accordo e dalle impostazioni scelte nella piattaforma, e informa il Titolare se ritiene che un'istruzione violi la normativa. Il Titolare garantisce di avere una base giuridica per i trattamenti e di aver informato gli interessati, anche per quanto riguarda il monitoraggio in tempo reale degli esercizi di coding, che la piattaforma segnala allo studente prima di iniziare.

4. Riservatezza e sicurezza

Le persone autorizzate dal Responsabile sono vincolate alla riservatezza e accedono ai dati solo quando necessario (ad esempio per assistenza richiesta dal Titolare). Il Responsabile adotta le misure tecniche e organizzative dell'Allegato A, che può aggiornare purché il livello di protezione non diminuisca.

5. Sub-responsabili

Il Titolare autorizza in via generale il ricorso ai sub-responsabili elencati nella pagina sub-responsabili. Il Responsabile comunica con almeno 30 giorni di preavviso l'aggiunta o la sostituzione di un sub-responsabile; il Titolare può opporsi per motivi ragionevoli legati alla protezione dei dati e, se non si trova una soluzione, recedere senza penali. Il Responsabile impone ai sub-responsabili obblighi equivalenti a quelli di questo accordo e ne risponde.

6. Trasferimenti fuori dall'UE

I dati sono conservati nell'Unione Europea. Eventuali trasferimenti verso Paesi terzi da parte dei sub-responsabili avvengono solo con le garanzie del Capo V del GDPR (decisione di adeguatezza, inclusa la certificazione al Data Privacy Framework, o clausole contrattuali standard).

7. Diritti degli interessati

Il Responsabile assiste il Titolare nel rispondere alle richieste degli interessati. La piattaforma consente già l'esportazione dei dati personali e la cancellazione dell'account a ogni utente, e la rimozione di persone, consegne e corsi al Titolare. Se riceve direttamente una richiesta, il Responsabile la inoltra al Titolare senza ritardo.

8. Violazioni dei dati

Il Responsabile informa il Titolare senza ingiustificato ritardo, e comunque entro 48 ore da quando ne viene a conoscenza, di qualsiasi violazione che riguardi i suoi dati, fornendo le informazioni disponibili per la notifica al Garante e l'eventuale comunicazione agli interessati (artt. 33 e 34 GDPR).

9. Assistenza e verifiche

Il Responsabile assiste il Titolare nelle valutazioni d'impatto e nelle consultazioni preventive (artt. 35 e 36), mette a disposizione le informazioni necessarie a dimostrare il rispetto dell'art. 28 e consente verifiche, anche tramite revisori incaricati dal Titolare, con un preavviso ragionevole e senza compromettere la sicurezza degli altri clienti. Le azioni del personale del Titolare sono consultabili nel registro delle attività della piattaforma.

10. Fine del trattamento

Alla cessazione del servizio il Titolare può esportare i dati (report ed export CSV) e poi eliminare l'Organizzazione dalle Impostazioni: i dati vengono cancellati subito dal database e dai file, e dalle copie di sicurezza al termine del loro ciclo di rotazione, salvo obblighi di conservazione previsti dalla legge. Gli attestati già rilasciati restano verificabili come indicato nelle condizioni d'uso.

11. Responsabilità e legge applicabile

La responsabilità delle parti è regolata dall'art. 82 GDPR e dalle condizioni d'uso. In caso di contrasto tra questo accordo e le condizioni d'uso, per la protezione dei dati prevale questo accordo. Si applica la legge italiana; foro competente [foro competente].

Allegato A — Misure tecniche e organizzative

Accessi e autenticazione

• Password salvate solo come hash (scrypt); limitazione dei tentativi di accesso per account.
• Verifica in due passaggi (TOTP) con codici di recupero, attivabile da tutti e rendibile obbligatoria dall'Organizzazione; sempre obbligatoria per il backoffice di Keen.
• Accesso con Google o Microsoft solo con email verificata dal provider.
• Sessioni cifrate, chiuse automaticamente su tutti i dispositivi al cambio di password.
• Ruoli distinti (titolare, responsabile, docente, studente) con permessi minimi; i link di invito e di reimpostazione sono monouso, a scadenza e salvati solo come hash.

Separazione e riservatezza dei dati

• Ogni richiesta è verificata sull'Organizzazione attiva e sul ruolo: i dati di un'Organizzazione non sono accessibili dalle altre.
• I file caricati sono serviti solo a chi ha accesso al corso e non vengono memorizzati nella cache del browser.
• Il codice degli esercizi è visibile al docente solo durante l'esercizio, con avviso preventivo allo studente.

Tracciabilità

• Registro delle attività dell'Organizzazione (voti assegnati e modificati, attestati, ruoli, iscrizioni, impostazioni), non modificabile dagli utenti ed esportabile.
• Registro separato delle azioni del supporto di Keen (backoffice), incluse le reimpostazioni di accesso.

Infrastruttura e continuità

• Server e database nell'Unione Europea (server di proprietà del fornitore in Italia); connessioni cifrate (HTTPS/TLS); database non esposto su Internet.
• Copie di sicurezza notturne del database e dei file, conservate per 14 giorni e copiate fuori sede.
• Aggiornamenti delle dipendenze monitorati automaticamente; ogni modifica al software passa da controlli automatici (lint, tipi, test).